Version d’octobre 2016


AVANT :

J – 4 semaines :

  • Valider les inscriptions. Tirage au sort si nécessaire pour les paiements arrivés avant la date d’inscription (par exemple avec http://www.random.org/lists/)
  • Envoyer un courriel de pub sur gums-infos selon le nombre d'inscrits.
  • Point avec le responsable de la réservation des cars-couchettes sur la réservation du car.

J – 2 semaines :

  • Réserver l'hôtel du chauffeur (compter 30/40€ pour une chambre simple), avec télévision, possibilité d'accès dès le début de la matinée le samedi (le chauffeur a eu une nuit blanche) et après midi le dimanche et si possible proche civilisation (les chauffeurs ne peuvent pas utiliser le car).
  • Nouvelle pub sur gums-infos si le remplissage laisse à désirer.
  • Contacter les clubs partenaires pour faire le point du remplissage avec eux.
  • Faire les groupes.

J - 6 à 10 jours (en gros une semaine avant) :

  • Désigner un responsable matériel dans le car pour gérer les emprunts lors de la réunion de préparation du mardi (pour emprunter, il faut laisser une caution à jour).
  • Désigner un RES responsable nivo/météo (associer les clubs partenaires).
  • Récupérer les clefs de la perma pour la réunion du mardi soir.


J - 4 jours (mercredi, après la réunion du mardi soir) :

  • Confirmation du départ et de la destination auprès du transporteur (en général les cars Moreau).
  • Annulation/détournement le cas échéant : réserver nouvel hôtel chauffeur ; prévenir clubs partenaires.
  • Réserver le repas du dimanche soir et le petit déjeuner du samedi matin (si besoin est).
  • Avec les Res, récupérer leurs programmes et définir les lieux et horaires de dépose et reprise ; vérifier la durée du trajet et conséquences sur les déposes. Diffuser ces info aux Res.
  • Vérifier le trajet : le car passe-t-il partout (lacets, ponts...), demi-tour possible ?

Jour J (vendredi) :

  • Prévoir de l'argent liquide (au moins 100 €) pour l’hôtel et l’éventuel pourboire du chauffeur ; en principe, les chauffeurs des cars Moreau paient leurs repas (prévoir quand même au cas où).
  • Prévoir une carte routière du trajet au cas où les chauffeurs n'en auraient pas.
  • Prévoir des copies de la liste des participants pour chacun des groupes.
  • Récupérer le numéro de téléphone du chauffeur et le donner aux différents chefs de groupe.
  • Confirmation des lieux de dépose et reprise le dimanche, avec les horaires, les donner aux chefs de groupe (et au chauffeur), convenir du lieu du repas du dimanche soir.

 

PENDANT :

Dimanche soir :

  • Récupérer les reçus des repas/hôtel du chauffeur.
  • Pourboire au chauffeur : 20-30 € si c’était parfait.

Lundi matin :

S'assurer que personne n'a rien oublié dans le car, sur le trottoir...

 

APRÈS :

  • Faire les comptes : envoyer les chèques et les comptes (détaillés) du week-end au trésorier car-couchettes (Thomas Bourdel) avec le décompte des présents dans le car et annulations le cas échéant, ainsi que les justificatifs des repas/hôtel du chauffeur pour remboursement.
  • Remplir les archives logistiques de gumsparis (http://www.gumsparis.asso.fr/index.php/archives-logistique) avec les infos du weekend pour archivage.
  • Message au responsable de la commission ski (Olivier Raimond) pour résumé du week-end.

 

Des questions ? Contacter Olivier Raimond